Trabajar con listas de distribución en Outlook

Puede crear una lista de distribución en el módulo Contactos de Outlook que incluya el nombre de más de una persona en los momentos en que envíe un mensaje a varias personas simultáneamente. También puede asignar categorías a sus listas de distribución (del mismo modo que con los contactos individuales) y puede enviar una lista de distribución a otras personas como archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico para que puedan utilizar la misma lista que usted si también utilizan Outlook.

Creación de una lista de distribución

Crear una lista de distribución es una simple cuestión de crear un nombre para su lista y elegir entre la colección de nombres que ha almacenado en su sistema. Una lista de distribución no lleva un registro de los números de teléfono y las direcciones postales, sólo las direcciones de correo electrónico.

Para crear una Lista de distribución en el módulo Contactos, siga estos pasos:

1. Seleccione Archivo -> Nuevo -> Lista de distribución (o presione Ctrl+Mayús+L).

Aparece la ventana de diálogo Lista de distribución.

2. Escriba el nombre que desea asignar a su lista de distribución.

El nombre que escriba aparecerá en el cuadro de texto Nombre.

3. Haga clic en el botón Seleccionar miembros.

Aparece la ventana de diálogo Seleccionar miembros, que muestra una lista de nombres disponibles a la izquierda y un cuadro en blanco a la derecha.

4. Haga doble clic en el nombre de cada persona que desee añadir a su lista de distribución.

Cada nombre en el que haga doble clic aparecerá en la columna Añadir a la lista de distribución a la derecha de la ventana de diálogo.

5. Cuando haya terminado de elegir nombres, haga clic en Aceptar.

Se cierra el cuadro de diálogo Seleccionar miembros.

6. Haga clic en Guardar y cerrar (o presione Alt+S).

Se cierra el cuadro de diálogo Lista de distribución y su Lista de distribución aparece en su lista de contactos.

Al crear una lista de distribución, es posible que también desee incluir las direcciones de correo electrónico de personas que no están incluidas en su lista de contactos ni en ninguna de sus otras libretas de direcciones de Outlook. Para añadir a un usuario externo a su lista de distribución, haga clic en Añadir nuevo (en lugar de Seleccionar miembros) en el paso 4, arriba. Introduzca el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que desea agregar en el cuadro de diálogo Agregar nuevos miembros, haga clic en Aceptar y siga el resto de los pasos exactamente de la misma manera.

Tratamiento de una lista de distribución

La gente viene y va en las listas de distribución, al igual que en cualquier otro lugar. Afortunadamente, puede editar las listas. Simplemente haga clic en el icono de Contactos en el Panel de Navegación y haga doble clic en el nombre de una de sus Listas de Distribución (las entradas que muestran un pequeño icono de dos cabezas a la derecha de sus nombres). Al abrir una entrada de la lista de distribución, aparece la misma pantalla que cuando creó la lista por primera vez. Aquí tienes algunas opciones útiles:

  • Para eliminar a un miembro de la lista: Haga clic en ese nombre y haga clic en el botón Eliminar.
  • Para seleccionar un nuevo miembro de entre los nombres que ya están en su lista de contactos o lista de direcciones globales: Haga clic en Seleccionar miembros y siga la misma rutina que utiliza al crear una lista.
  • Para añadir una persona cuya dirección de correo electrónico no aparezca en ninguna de sus libretas de direcciones: Haga clic en el botón Agregar nuevo, escriba el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona y haga clic en Aceptar.

Utilización de una lista de distribución

Las listas de distribución aparecen como elementos en tu lista de contactos junto con los nombres de las personas – así que (como probablemente puedas adivinar) puedes usar una lista de distribución para dirigir un mensaje de correo electrónico como lo harías con cualquier contacto. Aquí está el cómo:

  • Puede arrastrar la tarjeta de una lista de distribución a su bandeja de entrada para crear un nuevo mensaje de correo electrónico a esa lista.
  • Puede escribir el nombre de la lista de distribución en la línea Para: de un mensaje de correo electrónico y hacer clic en el botón Comprobar nombres de la barra de herramientas.

Cuando Outlook agrega un subrayado al nombre en el cuadro Para:, sabe que su mensaje se enviará a las personas de su lista de distribución.

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