Crear y utilizar un presupuesto en QuickBooks requiere un conocimiento básico de las técnicas de presupuestación. Un presupuesto basado en cero funciona de abajo hacia arriba. Un presupuesto basado en cero comienza con las cuentas individuales de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio neto del propietario. Examina una cuenta específica -gastos de envío, por ejemplo- y luego trata de aplicar el sentido común y la lógica para llegar a un buen presupuesto de gastos de envío.
Por ejemplo, el presupuestador puede suponer que la empresa enviará 1.000 cartas durante el año y que el franqueo promedio por carta será de 0,50 dólares. En este caso, el enfoque de la presupuestación basada en cero determina que los gastos de envío para el próximo año serán probablemente de $500. El presupuestador cero calcula esta cantidad tomando 1.000 cartas y multiplicando esta cantidad por 0,50 dólares de gastos de envío por carta.
La ventaja de la presupuestación basada en cero es que tiende a fijar cantidades mal calculadas y presupuestadas anteriormente. No sólo perpetúa las malas decisiones presupuestarias del pasado. Los nuevos importes presupuestados se basan en la aplicación del sentido común y la aritmética simple; la combinación de estos dos elementos a menudo produce cifras bastante buenas. Eso es realmente genial.
Otra característica clara de la presupuestación basada en cero es que hace que las personas que se benefician o utilizan alguna cantidad presupuestada sean responsables de esa cantidad presupuestada. Por ejemplo, si algún gerente gastó $50,000 en gastos de viaje el año pasado, el presupuesto de primera línea indica que este año podrá gastar $50,000.
La presupuestación de línea cero, por el contrario, hace que el gerente demuestre mediante la aplicación del sentido común y la aritmética simple que 50.000 dólares de gastos de viaje son razonables para este año.
Sin embargo, la presupuestación basada en cero no es perfecta; posee una debilidad en el sentido de que es fácil para los presupuestadores olvidar números o cometer errores de cálculo.
Anteriormente, se usaba el ejemplo de un presupuestador que adivinaba que los gastos de envío para el año siguiente serían de $500. Esa estimación proviene de una suposición sobre el número de cartas enviadas en un año (1.000) y una estimación de los gastos de envío promedio para cada carta (0,50 dólares). Si alguno de estos números es incorrecto, o si (Dios no lo quiera) el presupuestador multiplica incorrectamente un número por el otro, el número de presupuesto de gastos de envío es incorrecto.
Si el presupuestador está presupuestando cientos o incluso miles de cantidades presupuestadas, sin duda cometerá algunos errores en el proceso. Y probablemente no será capaz de corregir o encontrar esos errores debido al volumen de las cantidades presupuestadas.
