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Word es uno de los programas informáticos más utilizados en el planeta. Ayudarle a componer texto es una de las cosas que las computadoras hacen bien, pero eso no facilita la tarea de escribir texto ni implica que el uso de Word sea lo suficientemente simple como para que profesionales como usted no necesiten ayuda de vez en cuando. Así que disfruta de esta Lista de trucos.

Texto en Word y Formato de Párrafos, Consejos y Sugerencias

El texto y los párrafos de Word 2016 tienen significados especiales. En Word se utilizan términos específicos para describir estos elementos del documento, así como sus características de formato.

Atributos de texto

La siguiente figura ilustra las descripciones básicas que se aplican a un tipo de letra o fuente:

Estos son los términos utilizados para describir un tipo de letra:

• Línea de base: El texto se escribe en la línea de base.
• Altura de la tapa: Las mayúsculas se extienden desde la línea de base hasta la altura de la tapa.
• Altura X: La mayoría de las letras minúsculas se elevan a la altura x, que recibe su nombre de la letra x minúscula y no de nada misterioso.
• Ascendente: Las letras minúsculas más altas se extienden hasta la altura de ascenso, como la t que se muestra en la figura.
• Descender: Las letras minúsculas que caen por debajo de la línea de base caen hacia el descendente.

La siguiente figura ilustra diferentes estilos tipográficos:

Estos son los términos utilizados para describir los estilos tipográficos:

• Proporcional / monoespaciado: Un tipo de letra espaciado proporcionalmente utiliza diferentes anchos para cada letra. Un tipo de letra monoespaciado tiene letras del mismo ancho que las de una máquina de escribir.
• Tamaño: El tamaño del tipo de letra se establece en puntos, o unidades iguales a 1/72 de pulgada, según se mida desde el descendente del tipo de letra hasta la altura de la tapa.
• Peso: El valor de peso está relacionado con el grosor de un carácter. Por ejemplo, el texto en negrita es más pesado que el libro o el peso normal.
• Inclinación o inclinación: La pendiente de un tipo de letra se refiere a cómo se inclina el texto. El tipo cursiva es un ejemplo de pendiente.
• Ancho: Algunos tipos de letra presentan variaciones condensadas o estrechas. Estas fuentes tienen el mismo diseño básico, pero el texto parece delgado o delgado.

Formato de párrafo

Puede aplicar muchos formatos a un párrafo de un documento. Los formatos incluyen la justificación del párrafo, la sangría de la primera línea, las sangrías a la izquierda y a la derecha, el espaciado de las líneas y el espacio antes y después del párrafo.

La siguiente figura ilustra las cuatro opciones de justificación de párrafos disponibles en Word:

• Alinear a la izquierda: El texto alinea el lado izquierdo del texto del párrafo. Este es el ajuste de párrafo por defecto. Atajo de teclado: Ctrl+L.
• Alinee a la derecha: El texto alinea el lado derecho del texto del párrafo, dejando el lado izquierdo desparejo. Atajo de teclado: Ctrl+R.
• Centro: Cada línea del párrafo está centrada, de izquierda a derecha. Atajo de teclado: Ctrl+E.
• Justificar: El texto se alinea a ambos lados del párrafo. Atajo de teclado: Ctrl+J.

Otros atributos de formato de párrafo se ilustran en la siguiente figura.

• Sangría a la izquierda: Este elemento mide la ubicación del borde izquierdo del párrafo desde el margen izquierdo de la página. Normalmente se pone a cero.
• Hendidura derecha: Este elemento mide la ubicación del borde derecho del párrafo desde el margen derecho de la página. Al igual que con la sangría izquierda, normalmente se pone a cero.
• Hendidura de primera línea: Este formato se aplica sólo a la primera línea de texto, que se ajusta en relación con la sangría izquierda del párrafo.
• Espacio Antes: Este ajuste determina la distancia entre el párrafo actual y el párrafo anterior. Normalmente, el valor de Espacio antes se pone a cero.
• Espacio después de: Este ajuste determina la distancia entre el párrafo actual y el párrafo siguiente. Normalmente, se establece en 8 puntos, lo que añade un poco de aire entre los párrafos, similar a (y mejor que) presionar la tecla Enter para separar los párrafos.
• Espaciado entre líneas: Este elemento establece la distancia entre líneas en un párrafo. Los valores tradicionales son 1, 1½ y 2, que añaden una distancia equivalente a una, una y media o dos líneas en blanco entre cada línea del párrafo.

Consejos para formatear textos y párrafos

• Utilice fuentes serif para el texto del cuerpo; utilice fuentes sans serif para los títulos y encabezados.
• Si es posible, elija un tipo de letra que coincida con el estilo que desea aplicar. Por ejemplo, elija Futura Bold como tipo de letra del título en lugar de elegir Futura y luego aplicar el atributo de texto en negrita. (Para algunos tipos de letra, Windows elige la fuente adecuada automáticamente.)
• Evite usar la justificación de la derecha o del centro para cualquier otra cosa que no sean los títulos y encabezados de los documentos.
• La justificación completa es ideal para textos escritos en múltiples columnas en una página.
• Si utiliza la justificación completa, aplique guiones a las palabras largas: Pulse Ctrl+(guión) para insertar un guión suave en el texto. Divida las palabras largas que se ajustan a la siguiente línea de un párrafo, haciendo que el lado derecho del párrafo sea irregular o haciendo que Word inserte demasiado espacio para alinear el texto.
• Se establece una sangría cuando la sangría de la primera línea es menor que la sangría izquierda del párrafo.
• Si sangras la primera línea de un párrafo, no pongas más espacio después del párrafo. La primera línea ayuda a la legibilidad, lo que hace que el espacio adicional sea redundante.
• Si no sangras la primera línea de un párrafo, establece definitivamente el atributo Space After en algo distinto de cero. Se añade relleno entre los párrafos para que el texto sea legible.
• El atributo Space Before puede ayudar a establecer los encabezados de los documentos lejos de cualquier párrafo precedente del texto.
• Las hendiduras izquierda y derecha se establecen desde los márgenes de la página, no desde el borde del papel. Puede ajustar los sangrados para que el párrafo se extienda a los márgenes de la página, aunque le recomiendo que restablezca los márgenes de la página.

Opciones de diseño de objetos de Word 2016

El arte lineal, los cuadros de texto, las imágenes y otros elementos de documentos de fantasía utilizan opciones de diseño para controlar el lugar que ocupan en el texto. Estas opciones se establecen al seleccionar el objeto (haga clic en él) y luego haga clic en el botón Opciones de diseño, como se ilustra en la siguiente figura:

Aquí están las opciones de diseño y una descripción de cómo afectan a un objeto:

• En línea con el texto: La opción predeterminada trata el objeto como si fuera un carácter más en un párrafo, aunque sea un carácter potencialmente grande.
• Cuadrado: El objeto se encuentra dentro de un rectángulo, sin importar la forma del objeto. El texto fluye alrededor del rectángulo, manteniendo la equidistancia del objeto.
• Apretado: Este ajuste es similar al cuadrado, aunque el texto está más cerca del objeto y coincide con su forma.
• A través de: Si la forma del objeto lo permite, el texto fluye a través de la imagen, tal vez llenando un espacio interior o un espacio entre los lados separados del mismo objeto.
• Arriba y Abajo: El objeto se sostiene en una caja con la parte superior e inferior que se extiende hasta los márgenes de la página.
• Detrás del texto: El objeto flota detrás del texto, como si fuera parte de la página.
• Frente al texto: El objeto flota delante del texto, oscureciendo el texto si el objeto es opaco.

En todos los casos, el objeto puede adjuntarse a un párrafo de texto o permitir que permanezca en una posición fija de la página. Estos ajustes aparecen en la figura, en la parte inferior de la ventana emergente Opciones de diseño.

• Mover con Texto: El icono del ancla aparece junto a un párrafo en el texto. El objeto permanece con ese párrafo en la misma página. Arrastre el ancla para asociar el objeto con un párrafo diferente.
• Fijar posición en la página: El objeto puede estar en cualquier lugar de la página. Su posición no se ve afectada por las modificaciones o adiciones al texto.

Estas dos opciones, Moverse con texto y Fijar posición en la página, sólo están disponibles para algunas de las opciones de diseño descritas en esta página web.

Campos de fecha y hora manuales en Word 2016

Los campos de fecha y hora en Word 2016 son algo que puede codificar fácilmente manualmente. ¿Es más rápido que usar comandos en la cinta? ¡Puedes apostarlo! Especialmente cuando sabes los códigos que quieres y puedes crear fácilmente el campo.

Para crear un campo manualmente, presione Ctrl+F9. Word presenta un campo vacío:

{ }

Entre paréntesis, puede escribir manualmente cualquier campo, si conoce el nombre del campo. Para el campo de fecha, el nombre es DATE. Para el campo de tiempo, el nombre es TIME. Utilice el campo DATE si planea mezclar valores de fecha y hora.

El nombre del campo es seguido por uno o más interruptores opcionales. El interruptor más común es \@, seguido de una cadena de fecha/hora entre comillas dobles. Los caracteres que puede utilizar en la cadena se enumeran en la siguiente tabla.

Códigos de campo de fecha y hora de Word

CodeWhat It Stands Foram/pmSuffix AM o PM después del día actual del mes, dos dígitos ampliados al día de la semana, tres letras solamente, nombre del día, un dígito de ancho, formato de 12 horas, un dígito de ancho, formato de 24 horas, dos dígitos de ancho, hora de ancho, dos dígitos de ancho, minutos de ancho, minutos de minuto, dos dígitos de anchoNúmero de mesNombre de mes, tres letras solamenteMMMMMMMes, nombres completosSegundosSegundos, dos dígitos de anchoAño actual como dos dígitosAño actual como cuatro dígitosPor

ejemplo, para mostrar el día de la semana seguido por la hora en formato de 24 horas, cree el siguiente campo DATE:

{ DATE @ «ddd HH»

\* «FORMATO DE FUSIÓN

}

El texto MERGEFORMAT asegura que cualquier formato aplicado alrededor del campo también se aplique al campo.

Combinaciones de teclas sin asignar en Word 2016

Si está asignando comandos a los atajos de teclado, creando sus propias macros o simplemente queriendo un mejor acceso a sus comandos favoritos, he aquí algunas buenas noticias: Encontrará un montón de atajos de teclado sencillos disponibles para su uso. Algunas son combinaciones sorprendentemente simples.

Combinaciones de teclas Ctrl+Ctrl

Ctrl+. (período)

Ctrl+; (punto y coma)

Ctrl+7

Ctrl+8

Ctrl+9

Combinaciones de teclas Alt

Alt+/

Alt+. (período)

Alt+, (coma)

Alt+; (punto y coma)

Alt+\

Alt+’ (cita simple)

Alt+[

Alt+]

Alt+` (acento grave)

Alt+n donde n son las teclas numéricas 1 a 9 y 0

Combinaciones de teclas de función

Alt+F2

Mayús+Ctrl+F2

Mayús+Alt+F3

Ctrl+Alt+F3

Mayús+Ctrl+F4

Ctrl+Alt+F4

Mayúsculas+Alt+F5

Ctrl+Alt+F5

Ctrl+Alt+F6

Ctrl+F7

Mayús+Alt+F8

Ctrl+Alt+F8

Ctrl+Alt+F9

Ctrl+Alt+F10

Mayúsculas+Alt+F11

Ctrl+Alt+F11

Alt+F12

Mayúsculas+Alt+F12

Ctrl+Alt+F12

Ctrl+Alt+Shift+Fn donde n es cualquier tecla de función

Referencias, consejos y sugerencias para el uso de Word 2016

Aquí hay algunas referencias a diferentes partes de Word 2016. También encontrará algunos consejos y sugerencias sobre cómo usar muchas de estas funciones.

Vistas de documentos en Word

Puede modificar el aspecto de un documento en la ventana Documento de Word. Aquí están tus opciones:

Diseño de impresión: Esta es la vista estándar; en este modo, puede ver todos los elementos de una página, incluyendo texto, gráficos, encabezados, pies de página e incluso los márgenes de la página si ajusta el zoom.

Diseño Web: Esta vista es buena para crear páginas web. Carece de márgenes de página, al igual que una página web carece de varios elementos de página en papel. Este modo no es bueno para escribir documentos que planea imprimir.

Modo de lectura: Utilice este modo para leer el texto. No es posible escribir texto nuevo ni editarlo. Este es quizás el modo menos popular de Word, lo que te hace preguntarte por qué su acceso directo está en la barra de estado.

Borrador: Vista por defecto de Word; el modo Borrador es bueno para escribir texto. Cuando necesite formatear una página o añadir gráficos, Word cambia automáticamente a la vista Imprimir diseño.

Esquema: Aunque esta vista presenta el texto de un documento, está realmente diseñada para organizar pensamientos o temas o cualquier cosa con una estructura jerárquica.

• Para cambiar de modo, haga clic en los iconos Modo de lectura, Diseño de impresión o Diseño web de la barra de estado. De lo contrario, haga clic en la ficha Ver y seleccione un modo del grupo Vistas.
• Si sólo está escribiendo texto, utilice la vista Borrador. En este modo, Word presenta texto con formato de caracteres y párrafos, pero sin formatos gráficos o a nivel de página visibles.
• Los documentos se abren en la vista Presentación de impresión o en la vista Presentación web, dependiendo de la última que haya utilizado.
• El método abreviado de teclado para entrar en la vista Diseño de impresión es Ctrl+Alt+P.
• El método abreviado de teclado para entrar en la vista Borrador es Ctrl+Alt+N. La N significa normal porque en su momento fue la vista por defecto (o normal) de Word.
• El método abreviado de teclado para entrar en la vista Esquema es Ctrl+Alt+O.

Tipos de pestañas

La tecla Tab genera el carácter tabulador, que se inserta en el texto junto con otros caracteres. El ancho del carácter de la pestaña y el comportamiento del texto que se escribe después de la pestaña dependen de la parada de pestaña que seleccione. Usted tiene varias opciones:

Izquierda: Este es el tabulador estándar, que alinea a la izquierda el texto que se escribe después del carácter del tabulador.

Cierto: Esta pestaña se detiene a la derecha: alinea a la derecha el texto que se escribe después del carácter de la pestaña.

Centro: Esta pestaña centra el texto de izquierda a derecha en la posición de la pestaña.

Decimal: Esta pestaña se detiene a la derecha: alinea a la derecha el texto que se escribe después del carácter de la pestaña. Una vez que se escribe un punto (decimal), el texto continúa alineado a la izquierda en la línea.

Bar: Este tabulador inserta una línea vertical en el texto. Es puramente decorativo y no afecta al ancho del carácter de la pestaña ni a la alineación del texto.

• Elija el tipo de tabulador de la regla: Haga clic en el gizmo en el extremo izquierdo de la regla hasta que aparezca la parada de pestaña que desee y, a continuación, haga clic en la regla para establecer la parada de pestaña.
• Las paradas de las pestañas también se establecen desde el cuadro de diálogo Pestañas.
• Las paradas de tabulación Derecha, Centro y Decimal se usan mejor en párrafos que tienen una sola línea de texto.
• Las pestañas decimales son ideales para alinear valores numéricos en una lista o tabla.
• Word establece paradas de tabulación predeterminadas en cada línea de texto. Estos topes se colocan a intervalos de media pulgada, a menos que se establezca otro tope de lengüeta en la línea.
• Los encabezados y pies de página de los documentos incluyen paradas de pestañas predeterminadas: una parada de pestañas central en el centro del párrafo y una parada de pestañas derecha en la sangría derecha del párrafo.
• Evite escribir dos fichas seguidas. En su lugar, reinicie las paradas de la pestaña para que sólo se necesite un carácter de pestaña.
• Recuerde que es el tipo de tabulador que afecta el comportamiento del texto que se escribe después de presionar la tecla Tab.

Tipos de rotura de sección

Los saltos de sección le ayudan a incluir múltiples formatos de página en un solo documento. El salto de sección puede afectar a los márgenes de página, la orientación de la página, el tamaño del papel, las columnas, los números de página y el contenido de los encabezados y pies de página.

Los comandos de interrupción de sección se encuentran en la ficha Diseño, en el grupo Configuración de página. Haga clic en el botón Pausas para ver los tipos de pausas de sección.

Página siguiente: Similar a un salto de página duro, este salto de sección inicia la nueva sección en la parte superior de una página.

Continuo: Este salto de sección funciona como un salto de sección de la página siguiente para los comandos de tamaño de papel y formato de orientación. Para los márgenes de página y las columnas, el salto de sección Continuo le permite cambiar los formatos en cualquier parte de una página.

La Página Pareja: Este salto de sección funciona igual que un salto de sección de la página siguiente, pero la nueva página comienza en una página de número par.

Página impar: Este salto de sección es idéntico al salto de página par, pero la nueva página siempre comienza en una página impar.

• Para fijar mejor un salto de sección, coloque el puntero de inserción al principio de un párrafo y luego aplique el salto de sección. Ese párrafo se convierte en el comienzo de la nueva sección.
• Los efectos de rotura de sección se muestran en el modo Presentación de impresión. Para ver el propio salto de sección, utilice el comando Mostrar/Ocultar: Haga clic en la ficha Inicio y, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón Mostrar/ocultar.
• Para eliminar un salto de sección, utilice el comando Mostrar/Ocultar para mostrar su código oculto en el documento. Coloque el puntero de inserción justo antes del salto de sección y pulse la tecla Suprimir.
• Si utiliza los saltos de sección de página par o página impar, Word puede insertar una página en blanco adicional en el documento para asegurarse de que el salto de sección comience en una página par o impar.
• Word determina si una página es par o impar en función del número de página. Si cambia la numeración de páginas en un documento, Word utiliza el nuevo valor de numeración y no el número de página físico de la página.