Configuración del flujo de trabajo en SharePoint 2010

Un flujo de trabajo es una versión automatizada de un proceso empresarial; fue (y sigue siendo) uno de los grandes zumbidos en torno a SharePoint 2010. Puede asociar flujos de trabajo de SharePoint con elementos y documentos para que SharePoint envíe notificaciones o pida a los usuarios que rellenen formularios cuando ciertas condiciones del proceso sean VERDADERAS o cuando el elemento o documento alcance un determinado paso en el proceso.

Como mínimo, su base de operaciones debe tener un flujo de trabajo de tres estados, lo que le permite activar acciones cuando el estado de un elemento cambia. El uso más obvio del flujo de trabajo de tres estados es con una lista de seguimiento de problemas. Los problemas tienen automáticamente tres estados: Activo, Resuelto y Cerrado.

Por ejemplo, puede utilizar un flujo de trabajo de tres estados para asignar una tarea en SharePoint a un usuario seleccionado cuando el estado del problema cambia de Activo a Resuelto.

Si su empresa le ha concedido una licencia superior, también puede utilizar varios workflows de autorización destinados a gestionar la autorización de documentos.

SharePoint Designer 2010 incluye un potente diseñador de flujos de trabajo que puede utilizar para crear flujos de trabajo personalizados. Compruebe el diseñador de flujo de trabajo, si hay algo remotamente automatizado que desee hacer en torno a los elementos de la lista o documentos de una biblioteca. A diferencia de las versiones anteriores de SharePoint Designer, los flujos de trabajo personalizados que crea en SharePoint Designer 2010 son reutilizables en todo el sitio.

También puede acceder a este comando mediante la ficha Lista o Biblioteca de la cinta de opciones Si no se ha asignado ningún flujo de trabajo a esta lista, aparecerá el formulario Añadir un flujo de trabajo. Este formulario tiene cinco secciones: Si ya existen otros flujos de trabajo para esta biblioteca/lista, la página Configuración de flujos de trabajo le permite ver/modificar la configuración de los flujos de trabajo existentes, agregar un flujo de trabajo, eliminar un flujo de trabajo y ver informes de flujo de trabajo.

En una biblioteca, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo para agregar un nuevo flujo de trabajo a la biblioteca.

Dependiendo de la licencia que su empresa le haya otorgado para SharePoint, determinará cuántas plantillas de flujo de trabajo tiene disponibles. Verá una breve descripción de cada uno a medida que resalta la opción: Aprobación de disposición: Gestiona la caducidad y retención de documentos permitiendo a los participantes decidir si retienen o borran los documentos caducados: Utilice este flujo de trabajo para realizar un seguimiento de los elementos de una lista: Reúne las firmas digitales necesarias para su documento de Microsoft Office: Envía un documento para su aprobación. Los autorizadores pueden aprobar o rechazar el documento, reasignar la tarea de aprobación o solicitar cambios en el documento: Envía un documento para su revisión. Los revisores pueden proporcionar comentarios, que se compilan y se envían al propietario del documento cuando el flujo de trabajo se ha completado.

Escriba un nombre único para el flujo de trabajo en el cuadro de texto Nombre. Al asignar un nombre a su flujo de trabajo, tenga cuidado de no asignarle un nombre similar al de las plantillas (como por ejemplo, recoger firmas) para evitar confusiones entre su flujo de trabajo y una plantilla. Por ejemplo, supongamos que tiene dos tipos de procesos de aprobación: un proceso acortado y un proceso más largo. Sólo tiene que pasar por el proceso Añadir un flujo de trabajo dos veces y seleccionar diferentes opciones de configuración para satisfacer sus necesidades.

Puede seleccionar una hoja de ruta existente o hacer que el sistema cree una nueva seleccionando Nueva hoja de ruta.

Puede seleccionar una lista de historial para el flujo de trabajo en las opciones de Seleccionar una lista de historial Puede seleccionar una lista de historial existente o solicitar que se cree una nueva lista de historial.

En función de la plantilla de flujo de trabajo que haya elegido, sólo se pueden activar determinadas opciones de inicio. Generalmente, es una buena idea permitir que el workflow se inicie manualmente, aunque también puede hacer que el workflow se inicie automáticamente cuando se crea o modifica una posición.

Haga clic en el botón Siguiente. ¡Todavía no ha terminado! Dependiendo del tipo de flujo de trabajo que seleccione, tiene diferentes opciones para elegir, incluyendo a quién va el flujo de trabajo, si las acciones suceden en serie o en paralelo, cuál es la fecha límite para las acciones, y qué sucede con el flujo de trabajo si alguien rechaza el documento o si el artículo cambia.varias mejoras se han hecho a los flujos de trabajo de 2010, incluyendo tener más de un tipo de etapa disponible (paralelo, serie).

Haga clic en Aceptar o en Cancelar Si hace clic en Aceptar, se aplicará la configuración.

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